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adattivIA — Formazione

Istruire l'IA sul tuo lavoro

L'IA non conosce il tuo modo di lavorare e non sa quali sono i tuoi obiettivi. Conversarci ogni giorno non basta: va istruita. Ecco come, con strumenti che esistono già.

Il formato
Markdown: scrivere una volta, per te, per i colleghi e per l'IA.
La conoscenza
RAG e LLM Wiki: i documenti del reparto, finalmente consultabili.
Gli strumenti
GPT, Gem e Skill: un assistente per ogni attività ripetitiva.
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Addestrare l'IA al proprio servizio

L'IA non conosce il tuo modo di lavorare e non sa quali sono i tuoi obiettivi. Conversarci tutti i giorni non basta a renderla davvero utile: va istruita.

Perché conversare non basta

Ogni chat riparte da zero

Non ricorda chi sei
L'abbiamo visto nel modulo 2: l'IA non ha memoria, rilegge solo la conversazione in corso.
Ogni volta rispieghi tutto
Il cliente, il prodotto, il tono, le regole del reparto.
E ogni volta la risposta cambia
Perché cambia quello che le hai detto, e come l'hai detto.

La soluzione non è scrivere prompt sempre più lunghi, ma scrivere una volta sola quello che deve sapere.

Una precisazione necessaria

Istruire non vuol dire riaddestrare

Quello che non fai

Modificare il modello

Il modello è pre-addestrato e resta congelato: nessuno lo riaddestra sui documenti di un reparto.

Quello che fai

Dargli da leggere le cose giuste

Procedure, esempi, modelli di risposta, listini: scritti bene e messi dove l'IA li trova. È questo, in pratica, istruirla.

Il formato — Markdown (MD)

La lingua che l'IA legge meglio

Testo semplice, con una struttura leggera
Titoli, elenchi e tabelle segnati con pochi simboli: # per un titolo, - per un elenco.
Letto in modo nativo dai modelli
Niente impaginazione da interpretare, e meno spazio occupato nella finestra di contesto rispetto a Word o PDF.
Leggibile da chiunque
Si apre con qualsiasi programma, anche il Blocco note.
Si passa ai colleghi
Un file per attività: chi lo riceve ha subito lo stesso assistente.
Com'è fatto

Le istruzioni del tuo assistente

# Assistente risposte clienti ## Chi sei Rispondi per conto dell'ufficio commerciale. ## Tono - Cortese e diretto, sempre con il «lei» - Mai promettere date senza averle verificate ## Come lavori 1. Riassumi la richiesta in una riga 2. Cerca l'ordine nei documenti allegati 3. Proponi la risposta, non inviarla ## Se non sai Scrivi «da verificare» invece di inventare

Che cosa cambia

  • Non rispieghi più niente: l'assistente lo sa già.
  • Le risposte sono coerenti, anche fra colleghi diversi.
  • L'ultima regola è la più importante: insegna all'IA a fermarsi invece di inventare.
Il punto

Quello che non è scritto, l'IA non lo sa.

E quello che è scritto bene lo sa ogni volta, per te e per i colleghi.

La conoscenza — RAG

I documenti del reparto, consultati a ogni domanda

È il RAG visto nel modulo 2: a ogni domanda il sistema ripesca dai documenti i passaggi più pertinenti, e il modello li legge prima di rispondere.

Dove funziona bene

  • Manuali, contratti, schede tecniche, procedure.
  • Domande puntuali, che trovano risposta in un documento.

Dove fatica

  • Quando la risposta è sparsa in dieci documenti diversi.
  • Quando i documenti si contraddicono: ripesca frammenti, non li mette d'accordo.
La conoscenza — LLM Wiki

Una wiki che l'IA scrive e tiene aggiornata

RAG

Cerca a ogni domanda

Parte ogni volta dai documenti grezzi e ricompone la risposta da frammenti.

LLM Wiki

Compila la conoscenza una volta

L'IA legge le fonti e scrive pagine in Markdown, una per cliente, prodotto o procedura, collegate fra loro. Quando arriva un documento nuovo aggiorna le pagine e segnala le contraddizioni.

Tu e l'IA consultate la stessa wiki: quello che il reparto sa diventa leggibile da tutti, anche da chi è appena arrivato.

Sistemi RAG nativi

Gemini e Copilot conoscono già i tuoi documenti

Gemini in Google Workspace

  • Risponde su Gmail, Drive, Documenti e Calendar.
  • «Riassumimi le email di questa settimana sul progetto X.»

Copilot in Microsoft 365

  • Risponde su Outlook, Teams, SharePoint e OneDrive.
  • «Trova l'ultima versione del listino e dimmi che cosa è cambiato.»

Vedono solo quello che puoi vedere tu, e lavorano da dove lavori già.

Funzioni avanzate delle soluzioni commerciali

Un assistente per ogni attività

GPT — ChatGPT

  • Istruzioni, file di riferimento e azioni verso altri servizi.
  • Si condivide con il team: tutti usano lo stesso assistente.

Gem — Gemini

  • Istruzioni e documenti per un compito preciso.
  • Integrata in Workspace: parte da dove si lavora già.

Skill — Claude

  • Una cartella con istruzioni, riferimenti e script.
  • Si carica solo quando serve, senza occupare la conversazione.

Il principio è lo stesso per tutti: le istruzioni si scrivono una volta, in Markdown, e valgono ogni volta.

Da dove partire

Il tuo primo assistente in quattro passi

1
Scegli un'attività che rifai spesso
Una risposta tipo, un report, un controllo.
2
Scrivi le istruzioni in Markdown
Chi è, che tono usa, come lavora, che cosa fa se non sa.
3
Aggiungi i documenti di riferimento
Modelli, esempi ben fatti, listini, procedure.
4
Provalo e correggilo
Ogni risposta sbagliata è una riga da aggiungere alle istruzioni.
Le regole

Istruirla bene, usarla con giudizio

Solo strumenti autorizzati
Istruzioni e documenti aziendali vanno nelle versioni aziendali, mai in quelle gratuite.
Niente dati personali superflui
Nelle istruzioni servono regole ed esempi, non i dati dei clienti.
Condividi quello che funziona
Un buon assistente serve a tutto il reparto: il file si passa, come una procedura.
Tieni aggiornati i file
Una procedura vecchia nelle istruzioni produce errori nuovi.

Scrivilo una volta, usalo sempre

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